Algemene voorwaarden Amsterdam VvE B.V.

Definities

Akte

De akte van splitsing, met inbegrip van de tekening als bedoeld in artikel 5:109 tweede lid van het Burgerlijk Wetboek, van het reglement alsmede de eventuele wijzigingen en aanvullingen daarvan;

Beheerder

De aangestelde rechtspersoon Amsterdam VvE B.V. die de in het beheercontract opgenomen taken van het bestuur uitoefent, zoals het administratief/financieel beheer en/ of het technisch beheer;

Beheercontract

De overeenkomst (tot dienstverlening) tussen de vereniging en de beheerder; 

Bestuur

Het bestuur van de vereniging als bedoeld in artikel 5:131 van het Burgerlijk Wetboek, gevormd door één of meer bestuurders;

Boekjaar

Het boekjaar van de vereniging;

Eigenaar

De gerechtigde tot een appartementsrecht als bedoeld in artikel 5:106 vijfde lid van het Burgerlijk Wetboek;

Gebouw

Het gebouw of de gebouwen dat/die in de splitsing is/zijn betrokken;

Gemeenschappelijke gedeelten

Die gedeelten van het gebouw en/of de grond die blijkens de akte niet bestemd zijn of worden om als afzonderlijk geheel te worden gebruikt;

Gemeenschappelijke zaken

Alle zaken die bestemd zijn of worden om door alle eigenaars of een bepaalde groep van eigenaars gebruikt te worden voor zover niet vallende onder de gemeenschappelijke gedeelten;

Jaarrekening

De jaarrekening waarin is opgenomen een balans en een exploitatierekening;

Planmatig onderhoud 

Alle (groot)onderhoudswerkzaamheden voortvloeiend uit een actueel meerjaren onderhoudsplan;

Vereniging

De vereniging van eigenaars als bedoeld in artikel 5:112 eerste lid onder e en artikel 5:124 van het Burgerlijk Wetboek;

Vergadering

De vergadering van eigenaars als bedoeld in artikel 5:112 tweede lid onder d en artikel 5:125 eerste lid van het Burgerlijk Wetboek;

Vergoedingen

De bedragen die de vereniging aan de beheerder verschuldigd blijkens het beheercontract;

Voorwaarden

Deze algemene voorwaarden.

Toepasselijkheid en duur van de overeenkomst
  1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten tussen de vereniging en Amsterdam VvE B.V.
  2. Een overeenkomst tussen de vereniging en Amsterdam VvE B.V. komt pas tot stand na ondertekening van het beheercontract of een overeenkomst (tot dienstverlening) door beide partijen.
  3. Een beheercontract wordt aangegaan voor onbepaalde tijd tenzij anders overeen gekomen.
  4. Het beëindiging van een beheercontract dient schriftelijk te gebeuren (waaronder verstaan email)
  5. Opzegging van het contract dat is aangegaan voor onbepaalde termijn kan op ieder moment plaatsvinden met de inachtneming van tenminste één maand opzegtermijn tenzij anders overeen gekomen. 
  6.  De overeenkomst eindigt op de eerstvolgende 30 juni, 30 september of 31 december die volgt na de één maand opzegtermijn.
  7. Amsterdam VvE B.V. zal alle documenten en archieven, welke uitsluitend digitaal worden bewaard, direct na beëindiging van de overeenkomst en na volledige ontvangst van alle betalingen over dragen aan het bestuur. Kopieën zullen worden gewist en/ of verwijderd.
  8. Amsterdam VvE B.V. zal al haar activiteiten voor de vereniging staken per de datum van beëindiging van de overeenkomst.
Uitvoering beheertaken
  1. De werkzaamheden die Amsterdam VvE B.V. verricht voor de vereniging zijn vastgelegd in het beheercontract.
  2. Eventuele aanvullende afspraken en/ of toezeggingen die worden gemaakt na het sluiten van de overeenkomst zijn slechts bindend indien en voor zover zij door partijen schriftelijk zijn bevestigd in een extra of aanvullende overeenkomst.
  3. Amsterdam VvE B.V. zal de overeengekomen werkzaamheden uitvoeren in overeenstemming met de wet, de akte en het beheercontract.
  4. De werkzaamheden die Amsterdam VvE B.V. uitvoert zullen altijd en uitsluitend betrekking hebben op de gemeenschappelijke delen en zaken van de vereniging.
  5. Amsterdam VvE B.V. behoudt zich het recht om de overeengekomen werkzaamheden door een andere rechtspersoon te laten uitvoeren.
Financieel
  1. Alle facturen voor de vereniging zullen op het (post) adres van Amsterdam VvE B.V. of per mail bij Amsterdam VvE B.V. binnen komen.
  2. Amsterdam VvE B.V. draagt zorg voor verwerking en betaling van de facturen binnen 30 dagen na eventuele goedkeuring door een bestuurslid of daartoe door de vereniging aangewezen persoon.
  3. Onvolkomenheden in de jaarrekening door opzet of aanwijsbare schuld aan de kant van Amsterdam VvE B.V. zal door Amsterdam VvE B.V. gecorrigeerd moeten worden voor rekening van Amsterdam VvE B.V.
  4. Amsterdam VvE behoudt zich het recht om met leveranciers van de vereniging afspraken te maken over de wijze van facturatie en de frequentie van facturatie.
  5. De boekhouding wordt gevoerd conform de standaard van Amsterdam VvE B.V. 
  6.  Amsterdam VvE B.V. beheert, door middel van een volmacht, 1 rekening courant en 1 spaarrekening op naam van de vereniging. Deze rekening courant en spaarrekening worden uitsluitend gehouden bij de Rabobank.
Archivering
  1. De beheerder bewaart alle relevante documenten/ archieven van de vereniging uitsluitend digitaal.
  2. De beheerder bewaart alle digitale documenten/ digitale archieven vanaf het moment dat de overeenkomst is aangevangen.
  3. De vereniging draagt zelf zorg voor de bewaring van de archieven over de periode voorafgaand aan de overeenkomst.
Technisch
  1. Amsterdam VvE B.V. verstrekt namens de VvE opdrachten naar aanleiding van storingsmeldingen of reparatie verzoeken dit tot een maximaal bedrag van € 1.000,- per opdracht.
  2. Voor de voorbereiding, begeleiding, oplevering en nazorg van planmatig onderhoud zal altijd een separate overeenkomst worden gesloten tussen de vereniging en Amsterdam VvE B.V. tenzij anders overeen gekomen.
  3. Amsterdam VvE B.V. zal in geen geval optreden als bouwkundig expert.
  4. Alle werkzaamheden genoemd in artikel "Technisch " worden uitgevoerd door Amsterdam Multidiensten B.V.
  5. De voorbereiding, begeleiding, oplevering en nazorg van planmatig onderhoud bestaat uit de volgende activiteiten:
  • Het opvragen van tenminste 2 offertes en maximaal 5 offertes per onderhoudsactiviteit.
  • Het bespreken van de offertes met het bestuur van de VvE en het geven van een gunningsadvies met betrekking tot de offertes.
  • Het verstrekken van de opdracht voor de onderhoudswerkzaamheden namens de VvE.
  • Het informeren van de bewoners over de uit te voeren onderhoudswerkzaamheden voorafgaand aan de uitvoering. 
  • Het op locatie opstarten van de onderhoudswerkzaamheden met de aannemer.
  • Tenminste 1 maal per week een voortgangsbezoek op locatie van het onderhoudswerk om de kwaliteit en de voortgang van het werk te controleren. 
  • Het op locatie opleveren van de uitgevoerde onderhoudswerkzaamheden met de aannemer.
  • Afhandelen van garantie en/ of nazorg met betrekking tot de uitgevoerde onderhoudswerkzaamheden.
Vergoedingen en Betaling
  1. De vergoedingen die de vereniging verschuldigd is aan Amsterdam VvE B.V. blijken uit het beheercontract en aanvullende overeenkomsten.
  2. Facturatie van de vergoeding voor het beheer gebeurt in 4 termijnen. In januari, april, juli en oktober van ieder jaar.
  3. De gehanteerde betalingstermijn van de beheervergoeding is 30 dagen.
  4. Aanvullende werkzaamheden worden separaat gefactureerd conform de afspraken zoals vastgelegd in het beheercontract of een aanvullende overeenkomst.
  5. Jaarlijks op 1 januari kan Amsterdam VvE B.V. zijn contractueel vastgelegde vergoedingen indexeren. Indexering vind plaats op basis van het maandprijsindexcijfer volgens de consumentenprijsindex (CPI) reeks alle huishoudens (2006=100%) zoals gepubliceerd door het CBS van de maand september uit het voorgaande jaar.
  6. Amsterdam VvE B.V. is te allen tijde gerechtigd de vergoedingen te wijzigen indien er een verzwaringen van taken ontstaat door wetswijzigingen of ander onvoorziene omstandigheden.
  7. Bij aanpassingen van de vergoedingen zal de VvE 1 maand voorafgaand aan de aanpassingen door Amsterdam VvE B.V. worden geïnformeerd. Indien de VvE het niet eens is met de verhoging van de vergoeding dan kan de VvE de overeenkomst binnen 1 maand na de berichtgeving over de verhoging beëindigen met inachtneming van artikel 5 en 6.Bij aanpassingen van de vergoedingen zal de VvE 1 maand voorafgaand aan de aanpassingen door Amsterdam VvE B.V. worden geïnformeerd. Indien de VvE het niet eens is met de verhoging van de vergoeding dan kan de VvE de overeenkomst binnen 1 maand na de berichtgeving over de verhoging beëindigen met inachtneming van artikel 5 en 6. 
  8.  De gehanteerde vergoeding voor de verwerking van de vervreemding van een appartementsrecht zal per toe-en uittredend lid worden berekend.
Aansprakelijkheid
  1. Amsterdam VvE B.V. besteed de grootst mogelijke zorg aan de dienstverlening en de samenstelling van de geleverde producten en documenten. Fouten en/ of omissies zijn echter niet uit te sluiten. Klachten aangaande geleverde producten of documenten dienen direct door het bestuur van de VvE te worden gemeld aan Amsterdam VvE B.V.
  2. Amsterdam VvE B.V. voert uitsluitend werkzaamheden uit ten behoeve van de VvE. De VvE vrijwaart Amsterdam VvE B.V. van aanspraken van de individuele eigenaars en/of derden.
  3. Amsterdam VvE B.V. is, behoudens eigen opzet of eigen grove schuld, nimmer aansprakelijk voor enig verlies of enige schade voortvloeiend uit, dan wel geheel of gedeeltelijk veroorzaakt door uitvoeren van de werkzaamheden of het nalaten daarvan ten behoeve van de opdracht.
  4. Amsterdam VvE B.V. is in geen geval aansprakelijk voor indirecte schade, daaronder begrepen gevolgschade zoals gederfde inkomsten, gemiste besparingen/ of schade door bedrijfsstagnatie, ook niet indien de mogelijkheid van dergelijke schade vooraf ter kennis is gebracht.
Geschillen
  1. Alle geschillen, die mochten ontstaan naar aanleiding van de overeenkomst, dan wel nadere overeenkomsten die daarvan het gevolg mochten zijn, zullen worden voorgelegd aan de rechtbank te Amsterdam.
Geheimhouding en zorgvuldigheid
  1. Amsterdam VvE B.V. en de VvE komen overeen dat zij vertrouwelijke informatie niet kenbaar maken aan derden, ook niet nadat de overeenkomst is beëindigd, tenzij het prijsgeven van de informatie wettelijk verplicht is. Amsterdam VvE B.V. zal ervoor zorgen dat haar medewerkers eenzelfde geheimhoudingsplicht hebben. Tevens dient de VvE de informatie niet voor andere doeleinden te gebruiken dan waarvoor zij zijn bestemd.
  2. informatie wettelijk verplicht is. Amsterdam VvE B.V. zal ervoor zorgen dat haar medewerkers eenzelfde geheimhoudingsplicht hebben. Tevens dient de VvE de informatie niet voor andere doeleinden te gebruiken dan waarvoor zij zijn bestemd.
  3. Amsterdam VvE B.V. zal bij het gebruik van de informatie, die haar ter kennis is gekomen in het kader van de overeenkomst, de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten.
  4. Amsterdam VvE B.V. verwerkt bij de uitvoering van de overeenkomst met de VvE persoonsgegevens zoals bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
  5. Dit onderdeel van de algemene voorwaarden vormen de verwerkersovereenkomst zoals bedoeld in de AVG.
  6. Amsterdam VvE beperkt zich tot het vastleggen van de volgende persoonsgegevens: namen, adresgegevens, telefoonnummers, email adressen en bankrekeningnummers van personen. Daarnaast worden ook betalingsgegevens en inloggegevens van personen en correspondentie met personen vastgelegd. Daarnaast worden documenten verwerkt waarin deze personen genoemd kunnen worden.
  7. Amsterdam VvE B.V. verwerkt persoonsgegevens en overige gegevens van de VvE alleen voor de uitvoering van de overeenkomst of ten behoeve van een bevoegd gegeven bevel van een overheidsinstantie of in verband met een wettelijke verplichting.
  8. Op de door Amsterdam VvE B.V. gebruikte software zijn passende technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om beveiligingsniveau ten aanzien van de AVG te waarborgen.
  9. Amsterdam VvE B.V. verwerkt de persoonsgegevens alleen binnen de Europese unie.
  10. De VvE geeft hierbij toestemming aan Amsterdam VvE B.V. om gebruik te maken van sub-verwerkers.
  11. Een geconstateerd beveiligingsincident, in het kader van de AVG en dat Amsterdam VvE B.V. aangaat, dient direct te worden gemeld bij Amsterdam VvE B.V. Deze verantwoordelijkheid geldt voor alle medewerkers van Amsterdam VvE B.V.en ook voor alle medewerkers van leveranciers die voor Amsterdam VvE B.V. en de in beheer zijnde VvE’s werken. Een incident moet altijd per e-mail worden aangemeld. Amsterdam VvE B.V. zal voor zover mogelijk het incident direct melden aan het bestuur van de VvE.
  12. De VvE dient zelf zorg te dragen voor de bevoegdheid om de persoonsgevoelige gegevens te registreren. Amsterdam VvE B.V. aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid in dezen.

Aldus vastgesteld op 17 september 2019 te Diemen.